Referat styremøte Golia Vel 200409

Referat fra styremøte i Golia Vel

Dato: 20. april 2009

Tilstede: Haavard, Anne, Gry, Kari, Audun, Astrid

Referent: Astrid

Saker

1. Referat og oppfølging fra årsmøtet

a. Protokollen
Det ble diskutert hvordan man skal sikre at originalprotokoller fra årsmøtet ble samlet og lagret for ettertiden.

Et forslag var at underskrevet original limes inn i en protokollbok. Anne opplyste at hun har en protokollbok som benyttes i tilknytning til regnskap/revisjon. Det var uklart om det allerede fantes protokoller fra tidligere år i denne boken, og dette sjekkes ut.

Ansvarlig: Anne

Det er uklart hva som finnes av permer osv. og om tidligere protokoller eventuelt finnes der. Dette sjekkes ut med tidligere sekretær i vellet.

Ansvarlig: Astrid

Det ble også stilt spørsmål ved om dette var den beste måten å lagre protokoller på, hvilke regler som gjelder og om det eventuelt finnes mer praktiske og moderne løsninger. Det var enighet om å sjekke opp dette.

Ansvarlig: Gry

Det ble også diskutert om protokollen skulle legges ut på Internett. Det var enighet om at dette var en god idé, men at det praktiske rundt dette (for eksempel om protokollen skal ligge på forsiden eller under en fane) skal diskuteres med Marte som drifter hjemmesiden.

Ansvarlig: Anne

b. Romeriksporten
Det er ikke mottatt ny informasjon siden årsmøtet. Vellet tar kontakt for å høre om det er noe nytt.

Ansvarlig: Haavard

 

c. Leketårn
Vellet venter på søknad fra Golia Barnehage. De vil få kr 20 000,- som vedtatt på årsmøtet.

d. Kontingent
Giroer skrives ut i disse dager og deles deretter ut i postkassene.

Ansvarlig: Anne

e. Damfaret 24
Brevet ble sendt før påske.

f. Parken ved Velhuset
Hagebrukslaget ønsker å bidra med vedlikehold etc. Mulig de vil bidra økonomisk til nye benker. Vellet tar kontakt for å finne en løsning som passer alle parter.

Ansvarlig: Haavard

g. Web-sider
Det var enighet om at det ikke skal fattes nye vedtak eller inngås nye avtaler uten at hele styret hadde diskutert dette og var enige i valg av løsning.

 

h. Trykkerikostnader
Etter styrets oppfatning er det lite å hente på å bytte trykkeri, da trykkekostnader uansett utgjør et mindre beløp. Det ble imidlertid likevel besluttet å innhente tilbud for trykking inklusive levering fra Allkopi og Bryn Trykkeri.

Ansvarlig: Anne

i. Kopimaskin
Hagelaget har tilbudt vellet å bli deleier i en kopimaskin som hagebrukslaget planlegger å anskaffe. Styret vurderer at dette ikke er praktisk for vellet. Trykkekostnader utgjør som nevnt over en liten utgift, og det må beregnes en del merarbeid på styret dersom man skal kopiere flygeblader o.a. manuelt. I tillegg en del usikkerhet rundt kostnader knyttet til vedlikehold, papir m.m. Det sendes et hyggelig brev til hagebrukslaget der vi takker nei til tilbudet.

Ansvarlig: Anne

j. Høyrentekonto
Vellet har pt. konto i Nordea. Det ble enighet om at vellet skal sjekke mulighetene for å få bedre rente på dagens konto ev. ved å bytte til ny konto i en annen bank.

Ansvarlig: Gry

k. Føring av regnskapet
Det har den siste tiden vært en del usikkerhet knyttet til regnskapsføringen av penger som er overført til Golia Velhus AS. Haavard opplyste at det dreide seg om lån uten renter eller avdrag. Føringen er i tråd med det som er gjort tidligere år. Det ble stilt spørsmål ved om det reelt sett kunne anses som et lån, eller som et innskudd i virksomheten. For å avklare enhver usikkerhet ble styret enige om å sjekke opp hvordan et slikt lån skal føres i regnskapet og eventuelt komme med et forslag til hvordan dette bør settes opp i regnskapet, både hos Golia Vel og Golia Velhus AS.

Ansvarlig: Gry og Kari

2. Rodeinndeling
Ingen endring besluttet.

3. Årsplan – Rusken-aksjon

a. Dato for Rusken-aksjonen ble satt til torsdag 7. mai 2009.

Ansvarlig: Alle

b. Det ble enighet om å lage flyveblad hvor man oppfordrer til å ta med redskap osv. Det bør også tas inn en tekst om at man også kan bidra andre dager og ev. hvem man kan henvende seg til for å få oppgaver. Flyvebladene trykkes umiddelbart.

Ansvarlig: Haavard

c. Flygebladene hentes ved Haavards garasje og deles ut innen utløpet av uke 18.

Ansvarlig: Alle

d. Hagebrukslaget er medansvarlig for denne dagen. Det må sjekkes ut med dem på hvilken måte de vil delta. Det må videre lages kart med områder som skal ryddes og en liste over prioritet. Dette bør skje i samråd med hagebrukslaget.

Ansvarlig: Haavard

e. Materiale fra rusken må hentes på Brobekk i perioden 14.-30. april 2009.

Ansvarlig: Audun

f. Det må planlegges hvordan man skal bli kvitt søppel og rask som samles inn. Gry snakker med Arnesen som kjører vekk søpla.

Ansvarlig: Gry

g. Innkjøp til aksjonen
Maling, brus, kaffe, boller. Audun sjekker hva han har i kjelleren fra tidligere arrangementer og supplerer etter behov. Haavard sjekker med Aud om hun kan tenke seg å bake boller. Kari og Astrid koker kaffe og deler ut boller og ev. diplom til barna på selve aksjonsdagen.

Ansvarlig: Audun og Haavard, Kari og Astrid

h. Etter aksjonen skal det skrives en rapport til Rusken.

Ansvarlig: Haavard

i. Vellet ønsker ikke leie container til bruk for husstandene. Dette er dyrt, og lite praktisk tatt i betraktning at det er gratis å levere søppel på Brobekk og Grønmo. Det bør imidlertid sjekkes hvilke muligheter som finnes for å få en spesialcontainer fra Renholdsverket til spesialavfall som for eksempel kan stå ved velhuset, eller få særlig tømming for vellet.

Ansvarlig: Astrid

4. Representasjon på årsmøtet til Golia Velhus AS
Styret har mottatt invitasjon til årsmøtet 29. april 2009 kl. 19.00. Vellet er en stor aksjonær med 29,6 % av aksjene, og bør derfor delta på møtet. Dette føres inn som et fast punkt i overgangen april/mai i årsplanen.

Ansvarlig: Haavard

Gry og Kari kontakter styreformannen i forkant av møtet for å diskutere føringen av lånet jf. pkt. 1. K. over.

Ansvarlig: Gry og Kari

5. Festkomité
Det er fortsatt lenge til juletrefesten, og det er derfor vanskelig å overtale noen til å ta på seg vervet nå. Styret besluttet derfor å utsette dette til over sommeren.

6. Eventuelt

 

a. Internett – styrereferater m.m.
Styret mener at også styrereferater bør ligge på Internett, tilgjengelig for vellets medlemmer og andre. Det er imidlertid viktig at de ikke legges ut før de er godkjent. Når det er godkjent og endelig, sender sekretæren referatet til Marte Holdt med beskjed om at det skal legges ut.

Ansvarlig: Den som til enhver tid er sekretær, pt. Astrid

Styret i vellet er ansvarlig for det som ligger på Internettsidene og som gjelder vellet. Det var derfor enighet om at man bør se nærmere på dagens løsning og mulige alternativer m.m. Dette settes opp som sak på kommende styremøte.

Ansvarlig: Haavard

b. Barn leker skilt
Skilt vil bli innkjøpt og hengt opp på gjerdet i Solbergliveien 1. De har tidligere tilbudt at skiltet kan henge der.

Ansvarlig: Kari

c. Neste møte
Tirsdag 26. mai 2009 kl. 20.00 hos Gry.